Política de tratamiento de datos personales de la INGECOLMAQ SAS

• 1. Responsable del Tratamiento ................................................................................................. 1
• 1. Responsable del Tratamiento ................................................................................................. 1
• 3. Ámbito de aplicación................................................................................................................ 2
• 4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidades del mismo ......................... 3
• 4.1. Tratamiento de datos personales de usuarios y clientes.................................................. 3
• 4.2. Tratamiento de datos personales de empleados de INGECOLMAQ. .............................. 4
• 4.3. Tratamiento de datos personales de proveedores ........................................................... 5
• 5. Categorías especiales de datos .............................................................................................. 6
• 5.1. Datos sensibles.................................................................................................................. 6
• 5.2. Tratamiento de datos sensibles ........................................................................................ 6
• 6. Autorizaciones .......................................................................................................................... 6
• 6.1. Autorización especial de datos personales sensibles ...................................................... 6
• 7. Derechos que asisten a los titulares de datos ...................................................................... 7
• 8. Medidas de seguridad de la información.............................................................................. 7
• 8.1. Enlaces a Terceros ............................................................................................................ 7
• 9. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos .................................................. 7
• 10. Términos de permanencia de la información y fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento ................................................................................................................. 8

1. Responsable del Tratamiento

Para los efectos de esta política se tendrán como datos de identificación del Responsable del Tratamiento los siguientes: ● Razón social: INGECOLMAQ SAS ● Domicilio: Kilometro 1.5, vía Chía-Cajicá, costado occidental edificio Oxxus, oficina 412 ● Correo electrónico: contacto@equipesados.com.co ● Teléfono: (+57) 3158004407 Para efectos de la aplicación de la presente política INGECOLMAQ ha designado un Oficial de Protección de Datos Personales como responsable de implementar, actualizar y hacer seguimiento al cumplimiento de esta política, así como de atender en debida forma el ejercicio del derecho de Hábeas Data por parte de cualquier titular que pretenda ejercerlo: Cargo: Oficial de Tratamiento de Datos Correo electrónico: contacto@equipesados.com.co Teléfono: 3158004407

2. Definiciones

● Autorización para el tratamiento de datos personales es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales. ● Aviso de privacidad es la comunicación verbal o escrita que realiza el responsable y dirige al titular para el tratamiento de sus datos personales. Mediante esta comunicación, se informa al titular sobre la existencia de las Políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, así como las finalidades del tratamiento y la forma en que puede acceder a dichas políticas. ● Responsable: INGECOLMAQ SAS ● Base de Datos es un conjunto organizado de datos personales, que son objeto de un tratamiento. ● Dato Personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. ● Dato Público es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Algunos datos que son considerados como públicos son los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. ● Dato Sensible es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación hacia el titular. Dentro de este tipo de datos se encuentran los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político. También los que garantizan los derechos de partidos políticos de oposición, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Los datos de niños, niñas y adolescentes son considerados como datos sensibles, teniendo en consideración su especial posición de vulnerabilidad y su necesidad de una protección superior y prevalente. ● Encargado del tratamiento es una persona, que puede ser natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o asociada con otros realice el tratamiento de datos personales, por cuenta del responsable del tratamiento ● Responsable del Tratamiento de los datos personales es aquella persona natural o jurídica que toma decisiones sobre las bases de datos que recolecta, así como sobre el tratamiento que se les dé a los mismos. ● Tratamiento hace referencia a las operaciones sobre los datos personales, como son la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos. ● El titular es la persona natural cuyos datos personales serán objeto de tratamiento. ● Transferencia: Esta tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. ● Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. ● Cookies: Una cookie se refiere a un fichero que es enviado con la finalidad de solicitar permiso para almacenarse en su ordenador, al aceptar dicho fichero se crea y la cookie sirve entonces para tener información respecto al tráfico web, y también facilita las futuras visitas a una web recurrente. Otra función que tienen las cookies es que con ellas las web puede reconocerte individualmente y por tanto brindarte el mejor servicio personalizado de su web. Nuestro sitio web emplea las cookies para poder identificar las páginas que son visitadas y su frecuencia. Esta información es empleada únicamente para análisis estadístico y después la información se elimina de forma permanente. Usted puede eliminar las cookies en cualquier momento desde su ordenador. Sin embargo las cookies ayudan a proporcionar un mejor servicio de los sitios web, estás no dan acceso a información de su ordenador ni de usted, a menos de que usted así lo quiera y la proporcione directamente. Usted puede aceptar o negar el uso de cookies, sin embargo la mayoría de navegadores aceptan cookies automáticamente pues sirve para tener un mejor servicio web. También usted puede cambiar la configuración de su ordenador para declinar las cookies. Si se declinan es posible que no pueda utilizar algunos de nuestros servicios.

3. Ámbito de aplicación.

La presente política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sean aplicables las normas sobre protección de Datos Personales al Responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán a cualquier Base de Datos que se encuentren en custodia de INGECOLMAQ, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento. Nuestro sitio web o nuestra app EQUIPESADOS, podrá recoger información personal como por ejemplo: Nombre, información de contacto como su dirección de correo electrónica e información demográfica. Así mismo cuando sea necesario podrá ser requerida información específica para procesar algún pedido o realizar una entrega o facturación.

4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidades del mismo

INGECOLMAQ es responsable de los datos que obtiene de los usuarios, clientes, proveedores, vendedores y trabajadores de la INGECOLMAQ. Por lo tanto, hemos adoptado medidas para tener un correcto tratamiento, conservación y manejo de estos datos y así realizar esfuerzos por el bienestar e interés de todas las personas que nos han brindado su información, siguiendo los parámetros señalados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015. En el marco de estas medidas, deseamos dar a conocer el tipo de datos personales que obtenemos y las finalidades que enmarcan el tratamiento de esta información: Nuestro sitio web y app EQUIPESADOS, emplea la información con el fin de proporcionar el mejor servicio posible, INGECOLMAQ está altamente comprometido para cumplir con el compromiso de mantener su información segura. 4.1. Tratamiento de datos personales de usuarios y clientes Los Datos Personales serán utilizados para: ● El envío de información relativa a código de acceso para iniciar sesión e información sobre mejoras en la App. ● El envío de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, –vía mensajes de texto (SMS y/o MMS)–para dar información sobre convenios con entidades externas y servicios ofrecidos por otros aliados o vendedores. ● Transmitir o Transferir Datos Personales a otras entidades que prestan servicios en el sector de transporte, construcción y repuestos a la Compañía mediante contratos o convenios celebrados en cumplimiento del objeto social del mismo. ● Transmitir o Transferir Datos Personales para la consulta y reporte a centrales de información crediticia y financiera. ● Mantener un registro de usuarios, de pedidos en caso que aplique, y mejorar nuestros productos y servicios. ● Enviar correos electrónicos periódicamente a través de nuestro sitio con ofertas especiales, nuevos productos y otra información publicitaria que consideremos relevante para usted o que pueda brindarle algún beneficio, estos correos electrónicos serán enviados a la dirección que usted proporcione y podrán ser cancelados en cualquier momento. ● Verificar la información con el fin de dar cumplimiento a la regulación de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de la Compañía o con terceros contratados para dicho fin. ● Almacenar información en servidores propios o de terceros, ubicados en Colombia o fuera de ésta ● Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, pre-contractuales, contractuales, pos- contractuales, tributarias, financieras y/o contables. ● Contestar las peticiones, quejas y reclamos relacionados con los titulares de la información. 4.2. Tratamiento de datos personales de empleados de INGECOLMAQ. Los empleados de INGECOLMAQ proveen datos personales por diferentes medios, entre los que se encuentran los contratos, las hojas de vida, entrevistas, y otros documentos. Mediante el diligenciamiento de una autorización, los empleados y todas las personas naturales que prestan sus servicios en INGECOLMAQ dan su consentimiento para que se realice el tratamiento de sus datos personales. Las finalidades para las cuales se hace este Tratamiento son: ● Control de ingreso y salida mediante huella digital a las instalaciones de INGECOLMAQ. ● Registro y archivo del expediente laboral. ● Registro y archivo del expediente laboral. ● El cumplimiento y ejecución del contrato laboral. ● Comunicar la realización de eventos y actividades propias de INGECOLMAQ. ● Dar acceso a herramientas tecnológicas para el desarrollo de sus responsabilidades. ● Contactar en caso de ser requerido. ● Generar y enviar correspondencia. ● Verificar la información con el fin de dar cumplimiento a la regulación de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de la Compañía o con terceros contratados para dicho fin. ● Contestar las peticiones, quejas y reclamos relacionados con los titulares de la información. Es importante resaltar que las personas que se postulan a diferentes trabajos en INGECOLMAQ deben proveer algunos datos personales, aunque no lleguen a ser seleccionados. Esto lo hacen al presentar su hoja de vida, por ejemplo. Por esa razón, también deben firmar una Autorización especial. Las finalidades para las cuales estos datos personales son recolectados son: ● Llevar a cabo el procedimiento de selección de manera adecuada. ● Recolectar información sobre el candidato mediante el contacto con sus referencias laborales y personales y el estudio de sus publicaciones en Internet y otros medios (periódicos, revistas, boletines, televisión, redes sociales). ● Contactar al candidato para brindarle información sobre el proceso. ● Contactar al candidato para darle a conocer los resultados e identificarlo plenamente como postulante para el puesto de trabajo al cual se presentó. ● Realizar visitas domiciliarias para corroborar información suministrada por el titular de la información. ● Contestar las peticiones, quejas y reclamos relacionados con los titulares de la información. 4.3. Tratamiento de datos personales de proveedores El tratamiento de datos personales de proveedores solo es procedente cuando se trata de personas naturales que presten servicios especiales a INGECOLMAQ y que suministren datos personales esenciales para el desarrollo del mismo. Es necesario obtener datos personales de estos proveedores para que se puedan desarrollar adecuadamente los contratos que firman con INGECOLMAQ. En este sentido, INGECOLMAQ recoge dichos datos por medio de diferentes documentos, como el contrato. Las finalidades para las cuales se piden estos datos son: ● Contactar a los proveedores para la realización de cotizaciones y llevar a cabo órdenes de compra. ● Contabilidad para efectos de pagos y verificar las referencias. ● Seguimiento a la realización de los servicios contratados por INGECOLMAQ. ● Generación y envío de correspondencia. ● Verificar la información con el fin de dar cumplimiento a la regulación de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de la Compañía o con terceros contratados para dicho fin

5. Categorías especiales de datos

5.1. Datos sensibles Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, 6 organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 5.2. Tratamiento de datos sensibles Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

6. Autorizaciones

El Tratamiento de Datos Personales realizado, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. INGECOLMAQ, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La autorización podrá darse verbalmente y/o por medio de un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. En cualquier caso la autorización debe ser dada por el Titular y en ésta se debe poder verificar que éste conoce y acepta que INGECOLMAQ recogerá y utilizará la información para los fines que para el efecto se le dé a conocer de manera previa al otorgamiento de la autorización. 6.1. Autorización especial de datos personales sensibles INGECOLMAQ informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, INGECOLMAQ, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.

7. Derechos que asisten a los titulares de datos

Los derechos que la Ley otorga al titular de datos personales y que INGECOLMAQ se ha comprometido a respetar, para lo cual ha diseñado mecanismos que permitan el pleno ejercicio de los mismos, son: i. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. ii. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento. iii. Ser informado por los responsables o encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a los datos personales del titular. iv. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. v. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.